Mort de l’Open Space ? Comment le Coronavirus a transformé nos espaces de travail.

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La pandémie mondiale de Covid-19, les mesures de distanciation sociale et le télétravail ont tellement bouleversé nos habitudes que l’on peut en effet se demander si les beaux jours de l’open space ne sont pas définitivement derrière nous.

Trouver un équilibre entre sécurité et productivité est devenu aujourd’hui une des préoccupations majeures des chefs d’entreprises du monde entier, alors que, sans remède en vue, chacun s’apprête à faire face à la plus grande crise de l’histoire et que  les enjeux économiques et sanitaires ne pourraient être plus élevés. Dans cette série de livres blancs, nous demandons aux meilleurs experts indépendants du secteur de partager leurs points de vue sur les questions d’actualité que se posent les chefs d’entreprise.

Le professeur Alan Hedge est professeur émérite du département de design et d’analyse environnementale de l’Université Cornell. Il dirige les programmes de recherche et d’enseignement en ergonomie et facteurs humains Avant de rejoindre Cornell, il dirigeait le programme d’études doctorales en psychologie appliquée et ergonomie de l’Université Aston à Birmingham au Royaume-Uni.

Dans le premier opus de la série, le professeur Hedge explique les fondements scientifiques de la distanciation sociale. Nous avons demandé à Pr Hedge de nous dire ce que peuvent faire les chefs d’entreprise pour minimiser le risque de transmission du Covid-19 sur les lieux de travail, tout en conservant au maximum les avantages de l’open space.

Dans ce livre blanc issu de recherches approfondies, il nous offre des réponses détaillées aux questions suivantes :

 

  • Quelle sera finalement la distance physique à respecter sur un lieu de travail ?
  • Comment mettre en place la distanciation sociale de manière pratique sur un lieu de travail ?
  • Les barrières physiques peuvent-elles éviter de se plier aux mesures de distanciation sociale ?
  • Quel sera l’impact des bureaux assis-debout sur l’aménagement des espaces de travail ?
  • À quoi ressembleront les nouveaux protocoles de nettoyage ?
  • À quoi ressembleront l’accès et la circulation entre les postes de travail ?
  • Comment un employé pourra-t-il se mettre debout à son bureau en toute sécurité si ses collègues restent assis ?
  • Comment gérer les accès principaux des bâtiments
  • Comment planifier l’après-Covid-19, lorsque le taux d’occupation des postes de travail réaugmentera
  • Faudra-t-il investir dans du mobilier de bureau neuf ou réaménager l’existant ?
  • Le marché du mobilier de bureau sera-t-il davantage tourné vers le flex office et les espaces de travail collaboratifs strictement gérés ?
Quelle sera finalement la distance physique à respecter sur les lieux de travail ? Pour trouver des éléments de réponse à cette question, nous devons tourner vers notre passé.

Les épidémies ont toujours fait partie de notre histoire, depuis les origines de l’humanité et les toutes premières traces de civilisation. Et si au début la plupart du temps personne ne parvenait à identifier leurs causes, petit à petit, on s’est mis à soupçonner de « mauvais airs » appelés « miasmes ».

Au Moyen-Âge, alors que le commerce international se développe notamment par voie maritime, l’inquiétude que les équipages des navires et leurs cargaisons transportent des maladies commence à se répandre.

En 1377, on instaure la toute première quarantaine dans le port de Dubrovnik en Croatie. En 1423, un hôpital de « quarantaine », en référence aux quarante jours d’isolement, est construit dans le port de Venise sur la petite île de Santa Maria di Nazareth.

Toutes les marchandises livrées doivent alors passer par plusieurs protocoles de nettoyage et l’équipage d’un navire doit respecter une période de quarantaine.

Bien que les origines de la peste demeurent un mystère pendant encore près de cinq cents ans, l’isolation physique et sociale d’une personne malade est déjà connue comme un bon moyen pour réduire les risques de contagion.

Ce n’est que dans les années 1890 qu’un bactériologiste allemand, Carl Georg Freidrich Wilhelm Flügge, parvient à établir que les postillons sont un vecteur de transmission de maladies.

À l’époque, il n’y a pas d’antibiotiques, pas de vaccins, ni de traitement vraiment efficace contre de nombreuses infections respiratoires, en particulier contre les maladies bactériennes comme la tuberculose, et les maladies virales comme la rougeole.

En 1918, une importante épidémie de grippe baptisée « grippe espagnole » par les Américains, bien que la maladie ait démarré sur leur sol ( !), ravage la planète, infectant un tiers de la population mondiale et tuant environ cinquante millions de personnes.

Grâce à la découverte de Flügge sur le rôle des postillons, on impose le port de masques protecteurs anti-gouttelettes, qui s’avère efficace pour réduire le nombre des transmissions.

En outre, en particulier aux États-Unis, d’importantes mesures de distanciation sociale sont prises, comme la fermeture des écoles, des magasins et des restaurants, l’interdiction de partager son verre et de cracher en public. L’usage des transports est restreint, on interdit les rassemblements publics et on impose une distance physique, bien que personne ne sache alors exactement ce que la distance doit être.

En 1934, le professeur Wells de l’Université de Harvard publie un article sur la distance parcourue par des gouttelettes de différentes tailles projetées à 1,80 mètre de hauteur.

Il note que les plus grosses gouttelettes tombent rapidement au sol à cause de la gravité et que les gouttelettes plus petites s’évaporent dans l’air et deviennent naturellement plus fines avec le temps. L’humidité ambiante joue ainsi un rôle important : par climat humide, moins d’eau s’évapore des gouttelettes qui tombent donc au sol plus rapidement. Plus le phénomène d’évaporation s’accentue, moins les gouttelettes ne tombent, et plus elles restent en suspension longtemps.

Il constate que dans une atmosphère sèche, une gouttelette se déplace horizontalement d’environ 1,70 mètre avant de toucher le sol. Dans un air normal, elle se déplace de 1,40 mètre, et dans un air humide à 90%, sur un peu moins de 1 mètre. Wells suppose qu’au-delà de 2 mètres, toutes les gouttelettes sont tombées au sol ou se sont complètement évaporées.

Depuis de nombreuses études ont été menées sur ces vitesses, et elles ont généralement toutes confirmé ses conclusions.

Dans le cadre de l’actuelle pandémie, l’OMS a immédiatement recommandé de respecter une distance sécurité de 1 mètre, une mesure adoptée par le Danemark et la Chine.

En Corée du Sud la distance adoptée a été portée à 1,40 mètre, en Australie à 1,50 mètre, aux États-Unis à 1,80 mètre (6 pieds) et au Canada à 2 mètres. Le Royaume-Uni avait initialement préconisé une distance de 2 mètres mais l’a ensuite modifiée par « 1 mètre ou plus » le 4 juillet 2020, à la condition que les personnes soient équipées de protection individuelle (masques, écrans faciaux, etc) ou que l’environnement ait été modifié pour réduire la transmission des gouttelettes, avec par exemple l’usage de cloisons de séparation.

On ne peut donc pas dire qu’il y ait de mesure de distanciation sociale unique universellement adoptée.

Enfin notons que ces distances sont appropriées à condition que l’air soit immobile. Car si l’air se déplace lentement, comme dans un bureau climatisé, le virus peut être transporté par les courants d’air, et les distances de sécurité devraient être ajustées en conséquence.

En revanche si l’air se déplace à grande vitesse, les distances peuvent être amoindries car des courants d’air rapides peuvent aussi bien balayer le virus.

Si les personnes portent un équipement de protection individuelle, tel qu’un masque, un écran facial ou tout équipement de protection adapté, la distance peut être amoindrie, tel que cela a été mis en œuvre au Royaume-Uni.

Aussi, si l’air est stérilisé d’une manière ou d’une autre, la distance peut aussi être diminuée, et si personne dans les lieux n’est malade, la distanciation n’est pas nécessaire.

Dans quelle mesure la distanciation sociale pourra-t-elle être appliquée dans les lieux de travail ?

Le réaménagement complet d’un espace pour appliquer les mesures de distanciation pourrait être un réflexe automatique face à la pandémie virale actuelle.

Mais la transformation d’un espace de travail commercial respectant une distance de 2 mètres entre employés impliquerait de réduire le taux d’occupation à moins de 20 %. Ce qui serait désastreux sur le plan économique.

Modifier la disposition des bureaux pour tenir compte de la distanciation sociale est en outre quasiment impossible dans certaines parties de bâtiments, tels que les escaliers, les ascenseurs, ou pour les portes de voiture, etc.

Et même si une entreprise se lançait dans un tel réaménagement, il n’y a à ce jour aucune preuve que des employés sains ne courent aucun risque d’infection virale dans un bâtiment réaménagé adéquatement si une personne porteuse y pénètre.

Si un espace est conçu avec des bureaux personnels individuels dotés de fenêtres qui peuvent s’ouvrir, alors le risque d’infection virale sera considérablement réduit, surtout si chacun de ces bureaux dispose également d’une technologie de stérilisation, comme une lampe à ultraviolets germicide au plafond.

  • Si aucun des employés d’un immeuble n’est infecté par le virus, alors la distanciation est inutile.
  • Si l’air du bâtiment est continuellement stérilisé d’une façon ou d’une autre, alors la distanciation n’est pas nécessaire.
  • Si les employés sont vaccinés contre le virus, une fois qu’un vaccin sera disponible, alors la distanciation est inutile.
Les cloisons physiques peuvent-elles contourner l’exigence de respecter la distanciation physique ? En particulier dans des situations où l’air est plus statique, comme autour des postes de travail ?

S’il existe une barrière physique du sol au plafond entre une personne atteinte et une personne non atteinte, et à condition que le système de ventilation ne brasse pas l’air entre ces deux espaces sans l’avoir préalablement stérilisé, on ne court aucun risque de transmission du virus.

Cependant, s’il y a des appels d’air autour de la cloison, il est possible que des agents pathogènes soient transportés d’une personne malade à une personne saine.

Placer une cloison partielle d’environ 1 mètre de hauteur devant un individu agira comme une protection contre la toux et l’éternuement, et pourra bloquer les plus grosses gouttelettes contenant le virus.

Mais l’air qui est expiré est à une température d’environ 33 °C, de sorte qu’il monte naturellement par convection et transporte des micro-gouttelettes contenant des agents pathogènes vers le haut, au-dessus de la cloison de protection, et dans la zone de respiration de tout individu passant devant cette cloison, ainsi que dans l’air de tout le bureau.

Le même phénomène se produit si vous placez une cloison arrière et deux cloisons latérales autour des postes de travail.

Mais la situation change complètement si vous placez un plafond sur les trois cloisons de sorte à créer une petite cabine empêchant les agents de contamination de s’échapper au-dessus des cloisons.

En étendant ces cloisons du bord avant du bureau jusqu’à un coude de distance autour de la personne, elle bénéficiera d’un genre de « capuche » protectrice très efficace autour d’elle.

En plaçant un petit filtre à air dans la cabine, cela minimisera tout risque d’exposition pour l’employé et pour les collaborateurs alentour, et cela garantira que l’air libéré dans l’espace de bureau soit exempt d’agents pathogènes aérosols.

Voici un exemple de ce à quoi ressemblerait une telle cabine :

N’oubliez pas que des meubles de bureau faciles à nettoyer et fabriqués à partir de matériaux antimicrobiens sont absolument essentiels.

Quel sera l’impact des bureaux assis-debout sur l’aménagement des espaces de travail après le COVID-19 ?

Un bureau assis-debout donne un aspect plus tridimensionnel à l’équation. Si quelqu’un est assis face à une personne debout, la cloison entre les deux devra être beaucoup plus élevée. Il est possible d’installer une cloison partielle, préférablement munie d’un panneau  « plafond » sur un bureau assis-debout, de sorte que la personne soit toujours protégée par sa cabine, qu’elle soit en position assise ou debout (voir ci-dessous).

En effet si la cabine comporte un « plafond » au dessus de la personne assise, il la protégera également si quelqu’un passe devant en toussant ou en éternuant.

À quoi ressembleront les nouveaux protocoles de nettoyage ?

Les protocoles de nettoyage sont capitaux pour se protéger contre la transmission par fomites du virus, c’est-à-dire par la contamination des surfaces inertes aux mains puis au visage.

Il est important de garder les objets que l’on touche fréquemment aussi propres que possible.

Des études montrent que les lingettes d’eau de Javel diluées sont très efficaces contre le virus. Les lampes UV-C sont également radicales. Les appareils UV-C permettent de stériliser de petits objets comme un téléphone portable ou une tablette en 15 à 30 minutes.

On pourra aussi se procurer des appareils antimicrobiens, tels que des claviers et des souris d’ordinateur, également lavables.

L’utilisation de matériaux contenant du cuivre, comme les poignées en laiton, prévient la propagation des virus et est préférable à l’utilisation de matériaux tels que l’acier inoxydable ou le plastique.

De nouveaux produits de nettoyage des surfaces aux effets antimicrobiens durant au moins 7 jours sont actuellement en cours de développement, et pourront éviter le nettoyage quotidien.

La propreté des sols reste importante. Une bonne politique serait de changer de chaussures en arrivant au bureau, comme on le fait en allant à la salle de sport, ou bien de porter des couvre-chaussures, comme quand on visite à quelqu’un à l’hôpital.

Certaines entreprises utilisent des robots UV-C pour traiter le espaces la nuit et stériliser toutes les surfaces. Ces robots ont des lampes très puissantes qui éradiquent le virus en moins d’une seconde.

À quoi ressembleront l’accès et la circulation entre les postes de travail ?

Des recherches montrent qu’une personne atteinte crée autour d’elle un nuage viral qui s’étend en panache jusqu’à 2,50 mètres à l’avant et jusqu’à 4 mètres à l’arrière de son corps.

Si la personne atteinte se déplace plus rapidement, comme en faisant un jogging ou une course, la traînée peut même être encore plus longue.

Ceci signifie que, idéalement, on devrait avoir un itinéraire de circulation à sens unique au bureau et encourager les employés à ne pas marcher trop près de la personne devant eux.

Et même marcher de préférence à côté l’un de l’autre, pour éviter d’entrer en contact avec la moindre traînée de virus.

Pour les escaliers ou les couloirs, où la circulation à sens unique est impossible, on devrait installer une cloison du sol au plafond séparant l’espace en deux dans toute la longueur du couloir ou de la cage. Ce qui permettra aux gens de se croiser en marchant dans des sens opposés sans échanger l’air qu’ils expirent.

Utilisation des ascenseurs et distanciation sociale sur le lieu de travail

La situation dans les ascenseurs est délicate à gérer car il s’agit d’espaces clos. Voici ce que vous pouvez faire pour minimiser le risque de contamination.

  • Réduire le taux d’occupation de l’ascenseur et placer des marqueurs au sol là où les gens doivent se tenir et comment ne pas se faire face.
  • Installer des systèmes de stérilisation de l’air, tels que des UV-C germicides, minimisera les risques d’exposition.
  • Il sera utile d’appuyer sur les boutons avec une phalange plutôt qu’avec le bout du doigt, ou même de préférence avec un crayon, un stylo ou un stylet, ou mieux encore de disposer d’un ascenseur sans contact, ou à commande vocale.
Est-ce une question d’habitude ou faut-il faire élargir les couloirs et les allées de passage ?

Les couloirs n’ont pas besoin d’être énormément agrandis si vous arrivez à organiser un système de circulation à sens unique, et si vous pouvez expliquer à vos employés qu’il ne faut pas marcher trop près derrière les uns des autres.

De plus, encourager les gens à marcher lentement créera moins de traînées virales que de marcher vite ou de courir.

Mettre des flèches à sens unique sur le sol et des panneaux signalétique d’entrée ou de sens interdit aidera les collaborateurs à prendre de nouvelles habitudes de déplacement au bureau.

Comment un employé peut-il se lever de sa chaise sans risque quand des collègues restent assis autour de lui et que d’autres circulent dans les allées principales ?

Les risques encourus par un employé qui se lève de sa chaise quand ses collègues restent assis seront minimisés par la mise en place d’un système de contrôle à l’entrée, garantissant que les personnes pénétrant dans le bâtiment ne sont pas atteintes par le virus.

Si les bureaux sont équipés avec le type de cabines illustré ci-dessus, un employé qui monte son bureau à la hauteur debout sera toujours protégé.

Et pour s’assurer que les employés passant de la position assise à la position debout ne contaminent pas l’air ambiant, une politique de port d’EPI pourrait être mise en place quand ils quittent leur bureau.

Enfin, il est recommandé de porter des écrans faciaux au dessus des masques car ils empêchent de se toucher les yeux. Il est en effet prouvé que le virus peut se transmettre de cette manière.

Doit-on prévoir à l’avance l’aménagement des postes de travail sans attendre le moment où l’occupation pourra à nouveau augmenter ?  

Oui absolument, je pense que nous devrions opérer des modifications sur les postes de travail et le mobilier ainsi que sur les systèmes de climatisation actuels des bâtiments, plutôt que de transformer drastiquement les espaces de travail.

Les aménagements décrits ci-dessus élimineront plus efficacement le virus de l’air ambiant que la distanciation seule ne le pourra.

De nombreux signes montrent qu’un traitement efficace pour guérir l’infection au COVID-19 nous donnera bientôt plus l’impression d’avoir attrapé un rhume qu’une maladie potentiellement mortelle.

Une fois que le vaccin sera disponible partout, les mesures de distanciation physique deviendront encore moins importantes.

Cependant, si un chef d’entreprise apportait les modifications décrites à ses postes de travail et systèmes de ventilation, les changements effectués continueraient de protéger les employés contre une potentielle nouvelle pandémie, ou tout autre agent pathogène en suspension dans l’air.

Il y a un débat entre investir dans du nouveau mobilier ou réaménager l’existant.
Qui osera investir dans cette période aussi incertaine?
Qui courra le risque de se tromper ou d’engager une importante dépense financière pour du matériel qui pourrait très vite devenir obsolète ?

Je crois qu’investir dans une modification du mobilier, comme de moderniser des cabines individuelles ou installer des purificateurs d’air dans les cabines, ou bien ajouter de nouveaux meubles intégrant les équipements actuels, permettra une meilleure utilisation des ressources plutôt que de refaire complètement l’espace.

Si les entreprises installent des équipements conçus sur des principes scientifiques solides, il n’y a aucun risque de « se tromper » ni qu’ils deviennent vite obsolètes.

L’aménagement de bureau va-t-il poursuivre la tendance du flex office et des espaces de travail collaboratifs à gestion stricte ?

Les bureaux complètement ouverts de type open space tels que nous les connaissions sont morts !

Les bureaux paysagers, devenus de grands espaces compartimentés comme aux Etats-Unis, offrent plus de protection contre les agents pathogènes dans l’air. Le bureau du futur pourrait ressembler à quelque chose d’approchant.

Mais l’espace de travail idéal sera celui où chaque employé aura un bureau individuel avec une porte refermable, et une fenêtre ouvrable ou un filtre à air. Le genre d’aménagement que l’on peut trouver dans les universités et les bâtiments administratifs.

À mesure que les technologies de visioconférence continueront de s’améliorer, le besoin en salles de réunion conventionnelles diminuera, et les réunions en présentiel seront de moins en moins nécessaires. Du moins jusqu’à ce que l’on trouve un vaccin efficace contre le virus.

La technologie accroît considérablement la vitesse des échanges d’informations, élimine les temps de trajet et facilite la tenue de réunions quasi spontanées.

Les autres espaces de rassemblement, comme les cafétérias ou les bibliothèques, peuvent aussi être remplacés par d’autres biais.

La plupart des ressources bibliothécaires sont aujourd’hui disponibles en ligne. Les anciens services de livraison de repas au bureau pourraient revenir à la mode afin d’éviter que trop de monde ne se rende dans les grandes cafétérias.

Dans certains pays asiatiques, des restaurants ont disposé des cloisons transparentes entre les clients pour minimiser les risques de transmission du virus, ou de tout autre agent pathogène aérosol.

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