Sécurité au travail dans un environnement de travail agile

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Pour les employeurs, améliorer l’efficacité signifie souvent « rationaliser ».
Obtenir « plus avec moins » implique d’aider les collaborateurs à obtenir de meilleurs résultats en créant des espaces de travail motivants ainsi que des environnements de travail plus collaboratifs. En moyenne, les collaborateurs (à travers leurs salaires, primes, etc.) représentent environ 80 % des coûts annuels d’une entreprise. On comprend mieux pourquoi l’augmentation de la productivité est le meilleur moyen d’assurer la pérennité de l’entreprise.

Et cela relève de l’évidence dans les environnements professionnels actuels, où le bureau traditionnel est de plus en plus remplacé par un bureau partagé, par des tâches flexibles et l’utilisation d’espaces ouverts. Par « travail flexible », on entend l’utilisation de bureaux « multi-espaces » efficaces, de bureaux à domicile, d’espaces de co-working ou encore de réunions menées à l’extérieur. Le simple partage de bureau rentre de fait dans le cadre d’un environnement de travail flexible. Il s’agira également d’espaces de travail intensif et de travail collaboratif, souvent équilibrés par des « espaces ludiques », où l’on retrouvera par exemple un baby-foot, des salons de détente ou encore une cuisine accessible à tous.

La recherche scientifique sur la productivité et les règlementations s’appuyaient jusqu’ici sur les environnements de travail traditionnels. À ce titre, elles ne ne tiennent donc pas compte de ces nouveaux types d’espaces de travail. Les connaissances liées à l’ergonomie de l’espace de travail, développées au fil des décennies, sont donc passées au second plan.

Évaluations du milieu de travail

De nombreuses entreprises ne procèdent à des évaluations du milieu de travail que lorsqu’il est absolument nécessaire de le faire. Par rapport à la production industrielle, la productivité du personnel de bureau est en effet très difficile à mesurer. Pour preuve, le respect des exigences minimales fixées par le Règlement de 1992 sur les lieux de travail (Santé, Sécurité et Bien-être) et le Règlement Santé et Sécurité (DSE – relatif aux écrans) est considéré comme un élément qui ne contribuera pas spécialement à des gains plus importants.

Le questionnaire DSE est souvent rempli dans le cadre d’une évaluation formelle des risques. D’ailleurs, il n’est pas considéré comme une source d’information contribuant à l’amélioration de l’ergonomie de l’environnement de travail. Par exemple, l’environnement de travail comprend les surfaces, l’acoustique, l’éclairage, le chauffage ou encore la ventilation, mais la seule question posée dans ce questionnaire consiste à savoir si l’environnement en question est « confortable » ou non, ignorant de ce fait la possibilité d’améliorer d’autres facteurs qui ont un impact sur le bien-être et la productivité.

Le Règlement de 1992 sur les lieux de travail, mis à jour en 2013, s’applique à tous les espaces de travail (et pas seulement aux bureaux), ce qui le rend assez général, laissant beaucoup de place à l’interprétation, voire même à une dégradation des standards. En Allemagne, en revanche, il existe des spécifications et des recommandations détaillées publiées par la DGUV, l’association représentant les assureurs allemands et les « Berufsgenossenchaften », les organismes sectoriels d’assurance sociale, auxquels tous les employeurs doivent adhérer. Les « Directives de conception des ordinateurs de bureau et des postes de travail » (DGUV Information 215-410) contiennent des spécifications détaillées qui permettent de mesurer si les directives sont respectées.

Des différences au niveau international

Certains pays évaluent l’espace de bureau différemment. Le Code de pratique approuvé du HSE, qui complète le Règlement 10 du Règlement sur les lieux de travail, propose un espace de 11 m3 par employé, calculé à partir du plancher jusqu’au plafond. Dans une pièce d’une hauteur de 2,40 m, une surface de 4,6 m2 est donc nécessaire. En d’autres termes, plus le plafond est élevé, plus l’espace au sol requis est réduit.

Dans d’autres pays européens, comme l’Allemagne, les besoins en espace sont spécifiés en fonction du type de bureau et du nombre de personnes dans la pièce. L’exigence relative à la hauteur de plafond (basée sur la réalisation allemande de la législation européenne en droit national, la directive sur les lieux de travail (ArbStättV) de la directive 89/654/CEE) est calculée sur la base du nombre de collaborateurs dans la pièce, et reflète le volume d’air nécessaire. La surface au sol minimale d’un poste de travail (y compris le mobilier) doit être de 8 m2. Selon le type de bureau, les besoins en espace peuvent aller jusqu’à 12 m2 ou même 15 m2 dans un bureau à aire ouverte, avec les allées et les espaces communs tels que les salons de détente ou les salles de réunion.

Ergonomie et bien-être

Au Royaume-Uni, les employeurs sont tenus de procéder à des évaluations des risques sur le lieu de travail, ce qui inclut l’évaluation des risques psychosociaux. Les statistiques des organismes d’assurance-maladie ont montré une augmentation du stress mental depuis quelques années. Pourtant, d’expérience, nous savons que si les collaborateurs ne sont pas impliqués très tôt dans la réflexion autour du développement de nouveaux espaces de travail, ils y résistent bien souvent. Cela inclut notamment la résistance aux bureaux en espace ouvert, les problèmes acoustiques étant souvent évoqués, alors qu’en réalité, le niveau de bruit y est bien souvent inférieur à ce qu’il était auparavant. Par conséquent, il est important de garder à l’esprit que si vous mesurez l’acoustique dans des espaces ouverts à la suite de plaintes formulées par les collaborateurs, vous constaterez qu’environ 40 % seulement des mesures montrent un impact physique (par exemple des maux de tête causés par le bruit) et environ 60 % sont basées sur la résistance interne des employés (psychologique). C’est en tout cas ce que nous avons pu constater en Allemagne.

De nombreuses entreprises mettent aujourd’hui en avant des programmes de confort et de bien-être dans le cadre de leurs stratégies d’embauche afin de soigner leur réputation, tant au Royaume-Uni qu’en Europe dans son ensemble. Elles doivent désormais reconnaître que leur responsabilité d’employeur ne s’arrête pas aux murs de leur immeuble, afin d’assurer que les lieux de travail externes, y compris les bureaux à domicile ou les espaces de travail communs, sont bien équipés et que les risques y sont également évalués.

Une vue d’ensemble de l’espace de travail est un facteur de succès essentiel pour augmenter la productivité des collaborateurs. L’ergonomie sur le lieu de travail, où qu’il se trouve, est vitale pour le bien-être et la prévention des risques psychosociaux. Toutefois, au regard de la recherche et des normes dans d’autres domaines, certains effets de l’évolution des formes organisationnelles sont encore inconnus. Avec l’évolution des méthodes de travail, il existe en effet de nombreux éléments pour lesquels nous n’avons aucune visibilité en matière de risques pour la santé. On peut citer par exemple l’utilisation d’appareils mobiles, les grands écrans, être en ligne 24h/24, travailler plus indépendamment, etc. Nous avons besoin de recherches plus avancées pour pouvoir mettre à jour la réglementation et, en même temps, nous devons nous concentrer davantage sur l’ergonomie que nous connaissons aujourd’hui au lieu de nous concentrer uniquement sur la flexibilité et l’utilisation non critique des dernières technologies (comme les smartphones utilisés par les enfants de trois ans).

Jöerg Bakschas est spécialiste de l’espace de travail, coach du changement et penseur en design chez Adapt Global Group.
Il est membre de plusieurs comités européens travaillant sur les normes pour le bureau.
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