Normalisation du télétravail. Pourquoi les chefs d’entreprise gagnent à investir dans le bureau à domicile.

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Le retour au bureau fait en ce moment la une des journaux, et nous permet d’imaginer le travail du futur. Siemens gardera ses 140 000 employés en télétravail deux à trois jours par semaine, après la crise du coronavirus. Google a également annoncé que 200 000 employés travailleraient principalement de chez eux jusqu’en juillet 2021.

Les entreprises commencent à réaménager les espaces de travail. En baissant le taux d’occupation, elles appliquent les mesures de distanciation physique préconisées. Les équipes travaillent ainsi par roulement, sont parfois externalisées dans des bureaux supplémentaires en location, ou utilisent des espaces de coworking.

De nombreuses enquêtes montrent que les salariés ont hâte de retrouver du lien social, c’est-à-dire de revoir leurs collègues, mais qu’ils souhaitent aussi continuer à travailler depuis leur domicile quelques jours par semaine.

Ce n’est pas tant le bureau lui-même qui est aboli, mais plutôt la question de savoir si de grands immeubles de bureaux seront nécessaires à l’avenir. Le travail à distance deviendra-t-il la nouvelle norme ? Le constructeur automobile français PSA et les services américains Twitter et Facebook ont tous évoqué un avenir où nombre de leurs salariés télétravailleront en permanence. Jes Staley, directeur de la banque Barclays, va encore plus loin et affirme qu’entasser 7 000 personnes dans un immeuble pourrait être « une chose révolue ». « Nous allons trouver les moyens de travailler de beaucoup plus loin, pendant beaucoup plus longtemps » affirme-t-il.

Le Covid-19 accélère la digitalisation

Avant le début de la pandémie de Covid-19, on avait souvent des réserves à autoriser le travail à domicile. Beaucoup de managers étaient  plutôt contre le télétravail ou refusaient les demandes des salariés qui souhaitaient travailler hors du bureau. Ils pensaient que s’ils ne pouvaient être contrôlés correctement, ils ne pourraient pas être productifs. Les derniers mois ayant démontré le contraire, les employés se sont tout à fait montrés capables de travailler à distance, ils ont à présent une vision bien différente de la situation, et concèdent plus d’avantages au télétravail, du moins temporairement.

Selon une étude menée par Twilio, une plateforme de serveurs à distance basée à San Francisco, le Covid-19 a accéléré le développement des communications numériques et la mise en place de stratégies appropriées. Les projets de transformation digitale initialement prévus pour s’étendre sur plusieurs années, ont du être implémentés dans de très brefs délais après le début de la crise. Cela ne s’est peut-être pas fait aussi méticuleusement que prévu initialement, mais au moins les employés ont pu travailler à distance rapidement.

Il est capital que le réseau informatique interne soit adapté ou renforcé

Et comme le montre la récente attaque contre le fabricant de nouvelles technologies Garmin, la sécurisation du réseau est capitale pour les entreprises dont les salariés travaillent à distance. Le but de cette attaque n’était probablement pas de voler des données, mais d’empêcher leur usage en les cryptant, et en exigeant une rançon pour les restaurer. Jusqu’à présent, les entreprises se sont principalement concentrées sur la prévention des attaques directes sur leur système informatique central. Cependant, plus on accède aux données en externe, depuis nos domiciles ou d’autres lieux, plus les points d’attaque s’éloignent du siège central. Il est souvent plus facile pour les criminels d’accéder aux données via des ordinateurs externes, car les accès sécurisés indispensables ne sont pas mis en place partout. Il s’agit d’un problème particulièrement important pour les employés qui ont besoin d’accéder à des données sensibles depuis leur domicile.

En plus des accès VPN, il existe des solutions dédiées comme l’ESET Secure Authentification (ESA) qui garantissent l’accès sécurisé des données à domicile, et qui peuvent aussi être installées sur les smartphones. Dans cette catégorie, des solutions complètes comme celles de Cloudflare par exemple pourraient rendre service aux petites entreprises.

Outre la sécurité informatique, une nouvelle organisation et de nouveaux équipements sont devenus essentiels à la nouvelle façon de travailler. Ces derniers mois, de nombreuses personnes ont expérimenté leurs premières réunions virtuelles. Dans les entreprises qui ont une affinité naturelle avec le numérique, comme les banques, les compagnies d’assurance ou les entreprises informatiques, cela s’est généralement bien passé, rapidement et sans problème majeur. Dans d’autres entreprises cependant, il est apparu qu’une formation préalable s’avérait nécessaire, et que les « outils de visioconférence » seuls montraient rapidement leurs limites.

Des outils pour travailler à distance et à domicile sont nécessaires. Voici une liiste d’exemples non évalués et ne prétendant pas à l’exhaustivité :

  • Des réunions virtuelles peuvent être tenues avec des outils tels que GoToMeeting, Skype, Webex, MS-Teams, Zoom etc.
  • En fonction des tâches, des outils de collaboration comme des logiciels dédiés aux travaux d’équipe communs peuvent s’avérer nécessaires. Comme Nexario, MS-Teams / Cloud, Box, Zoho Remotely, Britix24, etc.
  • Il est conseillé de définir une marche à suivre, de former les employés en conséquence, et de faire en sorte d’aplanir en amont les éventuelles résistances.
L’anatomie humaine ne change pas en télétravail

Si le télétravail est défini comme la nouvelle norme, sur une base de deux jours par semaine par exemple, l’employeur doit aussi s’assurer que le poste de travail au domicile de ses employées répond aux exigences standard. Outre les exigences légales, il faut savoir que les périodes de pause sont dues à une qualité ergonomique insuffisante des équipements de bureau, quel que soit l’endroit où l’on travaille.

Les médias sociaux montrent souvent les images de conditions de travail épouvantables, avec  des planches à repasser croulant sous les cahiers ou des petits recoins sans espace pour étendre les jambes. Ces exemples prouvent que pour certains employés, la maison n’est pas un espace adapté au travail.

La productivité en télétravail est élevée, mais :

  • Il n’y a souvent pas d’espace clos permettant de se concentrer,
  • L’organisation du travail peut être difficile pour beaucoup,
  • La famille peut être présente à la maison,
  • Un travail sur écran prolongé provoque des maladies à long terme,
  • L’utilisation d’ordinateurs portables et de tablettes entraîne une mauvaise posture.

Fondamentalement, il n’y a pas de différence entre installer un poste informatique au bureau ou à la maison !

Par conséquent, une surface de travail doit faire au moins 80 x 120 cm, avec suffisamment d’espace pour les jambes. Ce qui signifie bien qu’il ne devrait rien y avoir sous la table qui restreigne leur mouvement. Une chaise de bureau pivotante aussi est essentielle car elle permet de rester assis plus longtemps sans se fatiguer.

Ce que je vois très souvent chez les gens, c’est un bureau qui donne directement sur la fenêtre, mais c’est extrêmement fatigant pour les yeux. La ligne du regard devrait être transversale à la fenêtre. Comme ça on peut regarder sur le côté un peu plus souvent pour voir dehors, et ainsi bouger les muscles du cou et des épaules.

Concernant l’équipement, il est recommandé d’utiliser un grand écran d’ordinateur, un clavier externe et une souris. Ces outils seront utilisés en plus d’un ordinateur portable ou d’une tablette pour augmenter la productivité, les contenus pouvant s’afficher simultanément.

Attention au danger d’épuisement professionnel

Selon une enquête mondiale auprès de 700 000 travailleurs menée par Glint, la filiale de LinkedIn, début mai 2020, on a constaté que le risque d’épuisement professionnel en télétravail avait considérablement augmenté. « Nous constatons dans les sondages menés auprès des employés que les commentaires sur l’épuisement professionnel ont doublé, passant de 2,7 % à 5,4 % entre mars et avril » rapporte Glint.

A cause de son actualité, on trouve déjà un grand nombre d’enquêtes et d’études sur les réactions des employeurs comme des employés face au télétravail en tant que nouvelle forme de travail. Le taux de satisfaction général est en hausse et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est perçu comme étant amélioré. C’est surtout le temps gagné par la suppression des trajets jusqu’au bureau qui est apprécié. Cependant la ligne de démarcation entre temps de travail et temps personnel a tendance à s’estomper pour bon nombre d’employés. Selon une enquête menée au début de mois de juillet par la DAK, une compagnie d’assurance médicale britannique, évaluant 2 586 personnes en télétravail régulier, une séparation claire entre vie professionnelle et vie privée a fait défaut à près d’une personne sur deux.

Et comme nous ne savons pas encore si un vaccin verra le jour, ni même si on trouvera un vaccin ou un traitement efficace, nous devons nous préparer à cette nouvelle façon de travailler.

Je pense qu’à long terme nous aboutirons à un mélange de travail en présentiel au bureau, mais différent de ce qui se pratique aujourd’hui, et de télétravail à domicile ou depuis des tiers-lieux.

Joerg Bakschas  un expert indépendant en aménagement d’espaces de travail, coach en design thinking et en accompagnement au changement. Il est membre de plusieurs comités européens chargés d’établir les normes et standards des environnements de travail.

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