Disruption der normierten Büroarbeit durch COVID-19

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Teil 1:  Meine aktuellen Beobachtungen zum Thema Home-Office

Die Möglichkeit zumindest zweitweise im Homeoffice zu arbeiten wurde von vielen Mitarbeitern, vor allem jüngeren Generationen, schon seit längerer Zeit gefordert. Aktuelle Umfragen zeigen sogar, dass die Möglichkeit räumlich und zeitlich flexibel zu arbeiten, im „Wat for Talent“ ein wesentliches Merkmal für die Entscheidung bei der Arbeitgebersuche ist. Die Gründe der Ablehnung solcher Arbeitsmodelle seitens der Arbeitgeber sind dabei vielschichtig. Die bestehende Organisation und Führung auf der einen Seite ist auf Präsenz ausgerichtet, auf der anderen Seite passt auch oft die gelebte Firmenkultur nicht zum mobilen Arbeiten. Je niedriger der Grad der Digitalisierung eines Unternehmens ist, umso größer sind dann auch die technischen Probleme, die von der IT reklamiert werden.

Jetzt wurden wir alle von der Corona Krise überrascht. Viele Unternehmen, die mobiles Arbeiten bisher abgelehnt haben, sind nun gezwungen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, damit sie eine Chance haben die Krise zu überleben. Plötzlich finden sich diejenigen die es immer schon wollten zuhause wieder, aber auch alle die bisher nie an mobiles Arbeiten heran wollten oder konnten. Diese Situation ist also nicht freiwillig und geplant, sondern gezwungenermaßen kurzfristig eingetreten.

Die Pandemie erfordert also nicht nur ein grundsätzliches Umdenken in Bezug auf die Organisation in den Unternehmen, sondern auch eine Infragestellung der aktuellen Unternehmenskultur, ja vielleicht sogar des aktuellen Geschäftsmodelles. Das derzeit nötige „Social Distancing“ führt zu einigen bisher nicht bekannten Problemen in der Zusammenarbeit, aber auch in der eigenen Wahrnehmung und Wertschätzung.

Die technischen Notwendigkeiten der Büro-Arbeitsplatzverlagerung in die Privatwohnung der Mitarbeiter hat die meisten IT-Abteilungen aufgrund der aktuell immer mehr umgreifenden Digitalisierung nicht vor allzu große Probleme gestellt und meistens schnelle Lösungen finden lassen. Das erste was neben der nötigen Hardware schnell bereitgestellt werden musste waren z.B. VPN Lizenzen für alle Mitarbeiter. Und es haben noch längst nicht alle Menschen einen schnellen Internetzugang in ihrer Privatwohnung. Doch das ist nur eine Seite der Medaille.

Die Mitarbeiter hatten keine Chance sich vorzubereiten und die bestehende Kommunikation und Organisation im Unternehmen und zuhause entsprechend anzupassen.

Anders als bei von langer Hand vorbereitetem Home-Office wurden sie jetzt ins kalte Wasser geworfen. Die vorzufindenden Situationen im wohnlichen Umfeld sind so individuell wie die Lebensmodelle der Menschen. Da gibt es Singles, Familien mit und ohne Kinder, Wohngemeinschaften etc. … jedenfalls sind jetzt alle gleichzeitig zuhause.

Ist genug Platz in der Wohnung und eventuell sogar ein Arbeitszimmer vorhanden? Wo arbeitet man denn jetzt? Sind eventuell sogar zwei Personen da aber nur ein Arbeitszimmer? Wo stellt man seinen Computer hin? Ist das Internet schnell genug, bzw. komme ich per VPN in das Firmennetz? Wer kümmert sich jetzt um die Kinder?

Fragen über Fragen auf die man sich i.d.R. eben nicht vorbereitet hatte.

Ich verfolge seit nunmehr drei Wochen was die Menschen bewegt und wie sie sich organisieren. Es sind überall Ratgeber und Tipps wie Pilze aus dem Boden geschossen und fluten die Social Networks. Speziell in Westeuropa fällt mir auf, dass man versucht die Mitarbeiter dazu zu bewegen feste Strukturen aufzubauen. Morgendliche digitale Team-Meetings etc., bis hin zur Empfehlung sich businessmäßig zu kleiden.

Das zeigt mir vor allem, dass die Kultur in den Unternehmen noch auf traditioneller Kontrolle basiert und nicht auf einer zukunftsfähigen Vertrauens-Kultur, die u.a. Voraussetzung für mobiles und vernetztes Arbeiten ist.

Eigentlich soll das mobile arbeiten und vor allem das Home-Office eine freie und eigenverantwortliche Organisation und Nutzung der eigenen Zeit ermöglichen

Kinderbetreuung, Haushalt, Freizeitaktivitäten, Familie, Einkauf usw. in Einklang mit der Arbeit zu bringen. Natürlich ist die ungewohnte Situation für Allleinstehende eventuell auch eine psychische Belastung. Auf der einen Seite fehlt vielleicht die soziale Integration, auf der anderen Seite haben die Menschen ihre Arbeitszeiten nicht selbst im Griff und überfordern sich. Treffpunkte in der Gemeinschaft werden virtuell, z.B. in Form einer „digitalen Kaffeepause“ erzeugt, und eine neue Art der Führung trägt auch dafür Sorge, dass die Mitarbeiter sich nicht abkoppeln und überfordern.

Auch positive Effekte werden schnell sichtbar. So bemerken die Menschen nun die Realisierung der höheren Produktivität im Homeoffice wenn man, fokussiert auf eine Aufgabe, ohne Ablenkung arbeiten kann. Sofern das denn auch durch die individuelle familiäre Situation in diesen Zeiten möglich ist.

Wegfall von unproduktiven Zeiten im Büro die z.B. dadurch entstehen, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen, um zum Meeting-Raum zu gelangen. Das gilt auch für den Fall im Schrank etwas zu suchen, dabei unter Umständen noch auf Kollegen treffen und ein Schwätzchen halten. Mobiles Arbeiten geht grundsätzlich mit einem höheren Grad an Digitalisierung der Prozesse einher. Vor allem aber wird die Meeting-Kultur auf den Kopf gestellt. Jetzt fällt auf wie man ein Meeting besser vorbereiten kann und dadurch in relativ kurzer Zeit zu Ergebnissen kommt.

Ein kleines Beispiel: Im Webmeeting versteht man nichts mehr, wenn durcheinander gesprochen wird. In vielen „Face to Face“ Meetings ist das jedoch normal geworden. Da unterhalten sich auch gerne mal die Sitznachbarn miteinander in Grüppchen, oder es werden E-Mails am Notebook beantwortet, anstatt dem Meeting zu folgen.

Vieles was man bei einer geplanten mobilen Organisation wie selbstverständlich berücksichtigen würde lässt sich derzeit natürlich nicht umsetzten. Gerade die „Kontaktsperren“ verhindern die eigentlich gewollten und nötigen Ausgleichzeiten durch soziale Interaktionen. Einige haben auch Probleme mit der Ernährung, weil sie durch erhöhten Konsum von Süßigkeiten und dergleichen zunehmen. Der Ausgleich durch Sport ist je nach Wohnlage erheblich erschwert. Fitnesscenter sind geschlossen und Parks oft nur limitiert zugängig. Doch auch diese Pandemie wird irgendwann vorbei sein und dann werden wir alle eine andere Sicht auf die traditionelle Büroarbeit haben. Darauf werde ich im zweiten Teil des Artikels eingehen.

Jörg Bakschas, April 2020

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