Disruption der normierten Büroarbeit durch COVID-19

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Teil 2: Wie wird sich die Büroarbeit nach Covid-19 verändern?

Was sind die „Learnings“ aus der Krise?

Durch den mehr oder weniger weltweiten „Shut-Down“ sind nicht nur Lieferketten in der öffentlichen Wahrnehmung gestiegen, die selbst große Konzerne bei Störungen zum Stillstand bringen können. Es sind vor allem die vielen kleinen Branchen und Einzelunternehmer in den Fokus gerückt die sonst wie selbstverständlich funktioniert hatten. Die Gesellschaft diskutiert jetzt über die profitorientierten Gesundheitssysteme und lernt nun schmerzhaft was die Mediziner und Pflegeberufe wirklich leisten.

Das Werteempfinden der Menschen hat sich grundlegend geändert und die Bereitschaft zur Veränderung erhöht. Dadurch dass sich sehr viele Menschen plötzlich in einer Art Isolation wiedergefunden haben wurde realisiert welchen Einfluss die direkte Kommunikation bei einem realen Treffen nicht zuletzt auf die eigene Psyche hat. Die Nutzung virtueller Meetings, unterstützt durch Portale wie MS-Teams, WebEx, Zoom, Skye etc., hat nicht nur explosionsartig zugenommen, sondern ist nun flächendeckend zur Selbstverständlichkeit geworden.

Fehlen die realen Treffen im Büroumfeld, dann denken wir ggfs. zuerst an E-Mails als Ersatz. Es hat sich aber auch schon vor der Krise sehr schnell gezeigt wie umständlich und eindimensional diese Kommunikationsform ist. Wir alle kennen ja die Probleme mit dem „zwischen den Zeilen lesen“ und den endlosen Listen von Personen, die in Kopie genommen werden. Auch Telefonate werden bereits nach kurzer Zeit als unzureichend empfunden, wenn man gewohnt ist sich in Meetings mit Nutzung von Präsentationen, Flip-Charts, Boards etc. auszutauschen. Erst die „Videokonferenz“ vermittelt ein Gefühl ähnlich einem realen Meeting. Hierbei ist der wichtigste Punkt „Gesicht zu zeigen“! Erst wenn ich mein Gegenüber sehen kann bekomme ich viele wichtige Informationen durch Gestik und Gesichtsausdruck. Speziell beim Thema „virtuelle Führung“ wird dies zu einem wesentlichen Element der Kommunikation.

Wir haben uns durch die vielen Home-Office-Meetings aber auch besser kennengelernt. Ich habe sehr viele Postings gesehen und Web-Meetings mitverfolgt, bei denen die Menschen sich absolut positiv darüber geäußert haben ihre Kollegen und Kolleginnen zu ersten Mal in Freizeitkleidung gesehen zu haben. Man sieht, mehr oder weniger, wie der Andere wohnt, spricht auch abteilungsübergreifend über private Dinge.

In den Medien heißt es die Pandemie macht uns dick durch den erhöhten Konsum von „Junk-Food“. Gesunde Ernährung und körperliche sowie geistige Fitness zu erhalten sollten eigentlich im Home-Office leichter als im Büro. Gerade damit hatten aber viele offenbar zumindest anfangs ihre Probleme. Doch nicht nur wie man sich fit hält, sondern auch wie man Pausen sinnvoll nutzen kann und seine Freizeit gestaltet sieht man nun aus einer anderen Perspektive. Allerdings ist mir aufgefallen, dass gerade das Grundlegende was für viele das Home-Office ausmacht, nicht umgesetzt wurde.

Was wurde ganz schnell in den Medien unter der Rubrik „Tipps für das Home-Office“ verbreitet? Feste Arbeitszeiten, Businesskleidung, regelmäßige Meetings jeden Morgen. Das ist genau das was diejenigen die schon vor der Krise für das Home-Office plädiert haben nicht wollten. Natürlich sollte möglichst ein professionell eingerichteter Arbeitsplatz mit Bürostuhl und Schreibtisch vorhanden sein. Wenn man arbeitet, dann arbeitet man auch und isst nicht, oder spielt mit Kindern oder Haustier. Aber wie man sich organisiert, wann man mit welchen Kollegen ein Meeting braucht, konzentriert arbeitet oder relaxen will, Sport treibt etc. das macht mobiles Arbeiten aus.

Die Unternehmen haben gelernt neue Wege zugehen, neue Dinge auszuprobieren, ja teilweise sogar begonnen Ihre Geschäftsmodelle zu überdenken.

Fragestellungen die früher bestenfalls einmal in einem trendigen Wochenend-Workshop thematisiert wurden stehen jetzt ganz oben auf der Agenda: Was sind die Kernaufgaben des Unternehmens? Wer sind unsere Kunden und was wollen sie wirklich? Was ist das Not-Programm, das wir brauchen damit die Firma überlebt?

Man hat sich mehr mit den Kunden beschäftigt, versucht sie trotz der vielen Einschränkungen nicht zu verlieren und sich gleichzeitig erlaubt die eigene Kultur in Frage zu stellen. In den letzten Wochen haben wir gesehen wie kreativ vor allem kleine Unternehmen bis hin zu Selbständigen ihre Geschäftsmodelle und Angebote den veränderten Marktbedingungen angepasst haben.

Was heißt das für die Zukunft des Büros?

Die Digitalisierung ist definitiv beschleunigt worden und hat gleichzeitig auch mehr Raum eingenommen. Sie hat Marktbereiche und Unternehmen erreicht die sich bisher wenig oder gar nicht mit der Digitalisierung beschäftigt hatten. Der Begriff der „Systemrelevanz“ wird auch weiterhin zu einer Marktbereinigung führen. Ich bin davon überzeugt, dass die Menschen sich in der Zeit der Restriktionen sehr viel mehr mit sich selbst und den Gesellschaftssystemen auseinandergesetzt, haben in denen sie leben.

Prioritäten werden sich verschieben. Die ganze Welt hat zwar nach einigen Wochen über das hamstern von Klopapier gelacht, aber auch dem Letzten ist deutlich geworden wie unsere Wirtschaftssysteme funktionieren und vor allem, dass ohne Menschen nichts geht. Man achtet wieder aufeinander und selbst konkurrierende Unternehmen propagieren das „Wir“.

Anpassungen von Organisation, Arbeitsplatz, Zeiten, Erreichbarkeit etc. stehen auch nach der Krise auf dem Prüfstand und ggfs. wird nun auch vom Gesetzgeber über neue Arbeitszeitmodelle nachgedacht. Denn eins muss klar sein, das mobile Arbeiten ist zukünftig nicht mehr nur ein Exot einer kleinen Elite, sondern eine Selbstverständlichkeit für die Mehrheit der Büroarbeiter. Wenn man sich im Detail ansieht wie sich die meisten Firmen in der Krisenzeit kurzfristig organisiert haben, um konkurrenzfähig zu bleiben, dann fällt auf, dass die Selbstorganisation auch zu mehr Selbstverantwortung geführt hat. Die schon lange aus der IT bekannten Prinzipien agilen Arbeitens habe in den letzten Wochen, auch wenn sie nicht so bewusst wahrgenommen wurden, allgemeine Verbreitung gefunden.

Zwar ist die Nutzung von virtuellen Meetings nun selbstverständlich, aber es ist auf der anderen Seite von den meisten Mitarbeitern etwas vermisst worden: Das Büro als sozialer Treffpunkt. Ich habe von einigen Unternehmen schon gehört, dass sie natürlich weiter neue Büros in der Planung haben, aber sich durchaus vorstellen können, dass diese anders aussehen als bisher.

Man wird sich damit auseinandersetzen was in der Krise gut, was schlecht war und was man in Zukunft weiterentwickeln will. Im Kern geht es um mehr Flexibilität in Bezug auf Raum und Zeit, um Multi-Spaces und natürlich auch um Desk-Sharing.

Die Öffnung des Unternehmens für interdisziplinäres Arbeiten in vernetzten, teils mobilen Teams, ist getrieben durch die Organisation der Zusammenarbeit und bestmöglichem Einsatz der Ressourcen. Zu den Ressourcen gehört natürlich der Mitarbeiter um den ja heute schon im „War for Talent“ gekämpft wird. Ich bin gehe davon aus, dass die Mehrheit der Mitarbeiter auch zukünftig mobil arbeiten wollen.

Nicht immer und ausschließlich, aber mindestens ein oder zwei Tage in der Woche.

Dann können sie konzentriert und hochproduktiv arbeiten. Im Büro wird es mehr darum gehen zu kollaborieren und in kreativen Zusammenkünften Innovationen voranzutreiben. Das mobile Arbeiten verringert nicht nur Pendel-Zeiten, die den Individualverkehr entlasten, sondern ermöglicht den Menschen auch eine verbesserte Work-Life-Balance.

Führung wird anders gelebt werden, da das Vertrauen ist in der Krise notgedrungen gewachsen ist und Menschen lernen sich zukünftig anders zu organisieren. Dies wird nicht zuletzt durch die weiter fortschreitende Digitalisierung ermöglicht. Es gilt nun in den Unternehmen zu entscheiden wieviel „Distanz“ wollen wir auch nach der Krise noch, und welche Formen der Zusammenarbeit mit den eigenen Mitarbeitern und Geschäftspartnern sollen für die Zukunft entwickelt werden.

Jörg Bakschas, April 2020

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