Die aktuellen Schlagzeilen sind nicht zu übersehen. Siemens will auch nach der Coronakrise 140.000 Mitarbeitern ermöglichen zwei bis drei Tage in der Woche mobil zu arbeiten. Auch Google teile jüngst mit, dass 200.000 Mitarbeiter zunächst bis Juli 2021 im Homeoffice arbeiten sollen.
Unternehmen beginnen damit die Büroräume umzugestalten. Geringere Belegung soll die nötige räumliche Distanz schaffen. Dies gelingt in der Regel durch arbeiten in Schichten, Auslagerung von Teams in zusätzlich gemietete Räume oder Nutzung von Coworking-Centern. Zahlreiche Umfragen belegen, dass sich die Mitarbeiter auf die sozialen Kontakte, also das Wiedersehen der Kollegen/innen freuen, aber auch weiterhin gerne einige Tage in der Woche im Homeoffice arbeiten wollen.
Es wird also nicht das Büro abgeschafft, aber es werden erste Stimmen von Managern laut, die große Bürotürme für die Zukunft in Frage stellen. Wir hören von dem französischen Autobauer PSA, dem US-Dienst Twitter und Facebook, dass zukünftige das Thema Telearbeit zur neuen „Referenz“ wird. Einen Schritt weiter geht Jes Staley, Chef der britischen Bank Barclays, und sagt 7000 Menschen in ein Gebäude zu pferchen könnte eine „Sache der Vergangenheit“ sein. „Wir werden Wege finden, um für eine viel längere Zeit mit mehr Distanz zu arbeiten“.
Covid-19 beschleunigt die Digitalisierung
Nach Ausbruch der Covid19 Pandemie wurden viele Büroarbeiter oftmals noch unter Vorbehalten ins Homeoffice geschickt. Ein Großteil der Vorgesetzten haben dem Thema Homeoffice eher kritisch gegenüber gestanden, oder lehnten es grundsätzlich ab Mitarbeiter außerhalb der eigenen Büroräume arbeiten zu lassen. Sie der waren Meinung, dass Mitarbeiter, die man nicht richtig kontrollieren kann, auch nicht profitabel sein könnten. Nachdem nun einige Wochen mit der Homeoffice Erfahrung vergangen sind haben sie eine andere Sicht auf die Situation und sehen eher Chancen in der, zumindest zeitweise genutzten mobilen Arbeit.
Covid-19 hat die digitale Kommunikation und damit die Umsetzung von entsprechenden Strategien nach einer Studie der Cloud-Kommunikationsplattform Twilio in San Franzisco und 6 Jahre beschleunigt. Pläne zur digitalen Transformation die ursprünglich auf mehrere Jahre ausgelegt waren wurden nach Ausbruch der Krise in kürzester Zeit umgesetzt. Wenn auch nicht immer in der Detailgenauigkeit wie ursprünglich geplant, aber zumindest doch insoweit, dass die Mitarbeiter in die Lage versetzt wurden mobil zu arbeiten.
Die interne IT muss angepasst bzw. ausgebaut werden.
Besonders wichtig bei der Remote-Arbeit ist für die Unternehmen die IT Sicherheit wie beispielsweise der jüngste Angriff auf den Hersteller Garmin zeigt. Bei diesem Angriff ging es höchstwarscheinlich nicht darum Daten zu stehlen, sondern durch Verschlüsselung der Daten ihren Gebrauch zu verhindern und für eine Freischaltung Lösegeld zu fordern. Bisher haben sich die Unternehmen größtenteils darauf konzentriert direkte Angriffe auf ihr zentrales IT-System abzuwehren. Je mehr aber von außen auf Daten zugegriffen werden soll, vom Homeoffice oder anderen 3rd Places, verlagern sich die Angriffspunkte weg von der Zentrale. Kriminelle haben es oft leichter über die externen Rechner Zugriff auf Daten zu erlangen, weil im Homeoffice der nötige Sicherheitsstandard nicht überall gegeben ist. Speziell für Mitarbeiter, die von zuhause aus auf sensible Daten zugreifen müssen, ist also besonders auf die IT Sicherheit zu achten.
Für die Absicherung des Heimarbeitsplatzes gibt es zusätzlich zur Nutzung von VPN Zugängen spezielle Lösungen wie ESET Secure Authentication (ESA) die sich auch in bestehende Hardware wie zum Beispiel Smartphones integrieren lässt. Als Komplettlösung für kleinere Unternehmen könnte auch Cloudfare in der sogenannten Enterprise-Klasse interessant sein.
Neben der Sicherheit der IT ist deren neue Organisation und Ausstattung durch das neue Arbeiten erforderlich geworden. In den letzten Wochen haben viele Menschen erstmals Erfahrungen mit virtuellen Meetings gemacht. In Firmen, die ohnehin eine digitale Affinität haben, wie Banken, Versichrungen oder IT-Firmen ging das grundsätzlich schnell und ohne größere Probleme. In anderen Unternehmen hat man aber sehr schnell gemerkt, dass eine entsprechende Schulung nötig ist und reine „Video-Konferenz-Tools“ schnell an ihre Grenzen stoßen.
Tools für mobiles Arbeiten und Homeoffice werden benötig:
(Beispiele ohne jede Bewertung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
- Virtuelle Meetings können beispielsweise mit Tools wie GoToMeeting, Skype, Webex, MS-Teams, Zoom und weiteren abgehalten werden
- Daneben werden je nach Arbeitsaufgabe Collaborationstools, also spezielle Software zur gemeinsamen virtuellen Teamarbeit benötigt. Beispiele sind Nexario, MS-Teams/Cloud, Box, Zoho Remotely, Britix24 etc.
- Es empfiehlt sich einen Standard festzulegen und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und eventuell vorhandene Widerstände abzubauen
Die Anatomie des Menschen verändert sich nicht im Homeoffice
Ist der Homeoffice Arbeitslatz als Standard etabliert, z.B. zweimal pro Woche, ist der Arbeitgeber auch dafür verantwortlich, dass der Arbeitsplatz den gültigen Anforderungen entspricht. Zusätzlich zu den rechtlichen Anforderungen, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass Ausfallzeiten durch unzureichende ergonomische Qualität einer Büroausstattung unabhängig davon entstehen wo sich dieser Arbeitsplatz befindet.
Bilder in den Social-Media zeigen oft verheerende Arbeitsbedingungen wie Bügelbretter mit Notebook, kleine Nischen ohne Raum für die Beine etc. Diese Beispiele beweisen, dass bei einigen Mitarbeitern die räumliche Situation zuhause nicht für einen Büroarbeitsplatz geeignet ist.
Die Produktivität im Homeoffice ist hoch, aber:
- Oft kein abgeschlossener Raum für die nötige Konzentration
- Die Organisation der Arbeit ist für viele schwierig
- Familie ist anwesend usw.
- Bei längerer Bildschirmarbeit entstehen langfristig Krankheiten
- Notebook und Tablet führen zu Fehlhaltungen
Grundsätzlich gibt es im Homeoffice keine anderen Anforderungen an den Computer Arbeitsplatz als im Büro!
Es wird also eine Arbeitsfläche (mind. 80×120) mit ausreichendem Bein-Raum benötigt. Das heißt es sollte nichts unter dem Tisch stehen was die Bewegung der Beine einschränkt. Dazu kommt ein Bürodrehstuhl, der längeres Sitzen ermüdungsfrei ermöglicht.
Was ich sehr oft sehe, ist der Homeoffice Arbeitsplatz mit direktem Blick zum Fenster. Das ist allerdings extrem anstrengend für die Augen. Daher sollte die Blickrichtung quer zum Fenster liegen. Dann kann man öfter mal zur Seite nach draußen sehen und bewegt somit auch die Nacken- und Schultermuskulatur etwas mehr.
Für die Geräteausstattung empfiehlt es sich einen großen Bildschirm, eine externe Tastatur und eine Maus einzusetzen. Dies kann auch zusätzlich zu Notebook oder Tablet zur weiteren Erhöhung der Produktivität bei entsprechenden gleichzeitig anzuzeigenden Inhalten genutzt werden.
Achtung Burnout Gefahr
Nach einer weltweiten Erhebung der LinkedIn Tochter Glint von Anfang Mai 2020 unter 700.000 Arbeitenden wurde herausgefunden, dass sich das Burnout Risiko im Homeoffice erheblich erhöht hatte. „Wir sehen, dass sich die Kommentare in Mitarbeiterumfragen zum Thema Burnout zwischen März und April von 2,7 auf 5,4 Prozent verdoppelt haben“, berichtete Glint.
Aufgrund der Aktualität des Themas Homeoffice, gibt es bereits zahlreiche Umfragen und Studien zur Haltung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu dieser neuen Arbeitsform. Allgemein steigt die Arbeitszufriedenheit und die Work-Life-Balance wird als verbessert empfunden. Vor allem der Zeitgewinn durch den Wegfall der Pendelzeiten zum Büro wird genannt. Auf der anderen Seite verwischt bei vielen die Trennlinie zwischen Beruf und Privatleben im Homeoffice. Nach einer Befragung der DAK (Krankenkasse) von Anfang Juli, unter 2.586 Personen mit regelmäßigem Homeoffice, vermisste nahezu jeder Zweite eine klare Trennung von Beruf und Privatleben.
Da derzeit noch nicht klar ist wann es einen Impfstoff geben wird, oder ob es eventuell auch nicht gelingt weder Impfstoff noch wirksame Medikamente zu entwickeln, sollten wir uns nachhaltig auf die neue Art zu arbeiten einrichten.
Ich denke es wird für Büroarbeiter langfristig einen Mix aus Anwesenheit im Büro, das anders aussehen wird als heute, und einem Anteil Homeoffice oder 3rd Places geben.
Jörg Bakschas ist ein unabhängiger Arbeitsplatzspezialist, Change Coach und Design Thinker. Er ist Mitglied mehrerer europäischer Komitees, die an der Entwicklung für Bürostandards arbeiten.
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